POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COOPSERP COLOMBIA

 

La COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP COLOMBIA”, entidad Cooperativa de carácter privado sin ánimo de lucro, perteneciente al Sector Solidario, identificada con  NIT 805.004.034-9, con vínculo cerrado solo para Servidores Públicos, Jubilados o Pensionados del Nivel Nacional o Territorial  ya sea del orden central o descentralizado  u organismos independientes de carácter oficial o sociedades de economía mixta cuya participación del estado  sea superior o igual al 51%; creada el 9 de marzo de 1996, mediante la Asamblea de Constitución,  con registro en la Cámara de Comercio de Santiago de Cali No. 00049, Libro 1 de junio 3 de 1996, con domicilio principal en la ciudad de Santiago de Cali, Valle del Cauca en la Carrera 8 No. 8-47, Teléfono: 8893390, correo electrónico datos@coopserp.com.

 

En calidad de responsable de tratamiento de información personal, informa a todos los Asociados, ex–asociados, deudores solidarios, beneficiarios, colaboradores, contratistas y/o proveedores, entre otros, que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, que en cumplimiento de los mandamientos constitucionales y legales, presentamos el siguiente documento que contiene las políticas para el tratamiento de protección de datos personales  de las actividades desarrolladas en el ámbito Nacional.

 

TITULO I

OBJETO, ALCANCE Y DEFINICIONES.

 

1. OBJETO

Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que han pertenecido, pertenezcan o llegaren a pertenecer a la COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP- COLOMBIA”, sobre la política de tratamiento de datos personales, su finalidad y el uso que se dará a la información suministrada por los titulares de la información, además de permitir a los mismos ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir u oponerse a las informaciones que se tengan en nuestras bases de datos y/o archivos.

Lo anterior fundamentado en la Ley 1581de 2012, y lo reglamentado por el Decreto 1377 del 2013.

 

2. ALCANCE

En este documento se encuentran plasmadas las políticas y procedimientos para atender consultas y reclamos de los titulares de la información, se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por la COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP- COLOMBIA”, como responsable de dichos datos.

 

El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en los literales a) al f) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

 

3. DEFINICIONES:
4. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
5. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
6. c) Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
7. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
8. e) Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
9. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
10. g) Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11. h) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
12. i) Causahabiente:Es la persona que ha sucedido a otra, en razón al fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).

 

1. j) Confidencialidad: Característica de los activos de información que determina que los datos suministrados no estén disponibles o sean divulgados a un individuo, entidad o proceso no autorizado.

 

 

 

1. k) Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como puede ser información de tipo numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas e identificables.

 

1. l) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Que pueden ser tratados por cualquier persona, sin necesidad de autorización, son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2. m) Datos Personales Privados:Aquellos cuyo conocimiento es restringido al público.
3. n) Dato Personal Semiprivado:Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

 

1. o) Dato Sensible:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de manos entre otros.

 

1. p) Grupos de Interés: Se entenderán como todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, quienes podrán ser asociados, beneficiarios, colaboradores, contratistas y/o proveedores, entre otros.

 

1. q) Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

 

1. r) Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento.

 

 

1. s) Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.
2. t) Transferencia de datos:Cuando la Cooperativa o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos dentro o fuera del territorio Nacional a un receptor, que a su vez sea responsable del tratamiento de datos.
3. U) Transmisión de Datos:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuyo remitente y destinatarios es un responsable del tratamiento de datos.
4. v) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

1. w) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos.

 

1. x) Asociados: Personas Naturales que mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Articulo 8 de los Estatutos de la Cooperativa, se vinculan a nuestra entidad para la solución de sus necesidades económicas, sociales, culturales, educativas y de salud.

 

1. y) Codeudor o Deudor Solidario: Es aquella persona que garantiza el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el Deudor Principal (Asociado). Este se hace responsable del pago total y oportuno de los créditos adquiridos por el deudor principal cuando este incumpla sus obligaciones crediticias. Debe ser servidor público o jubilado de alguna de las entidades con las cuales COOPSERP COLOMBIA tenga convenio para descuento por nómina.

 

TITULO II

MARCO NORMATIVO

 

COOPSERP COLOMBIA en lo concerniente a la Protección de Datos Personales aplicará los siguientes lineamientos  normativos:

 

• Constitución Política de Colombia
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto reglamentario 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014.
• Circular Única No 002 del 2015.
• Estatutos vigentes COOPSERP COLOMBIA.

 

TITULO III

PRINCIPIOS, POLITICAS Y FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN

 

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP- COLOMBIA”. Se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

1. a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: COOPSERP COLOMBIA es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. b) Principio de Finalidad: COOPSERP COLOMBIA tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular.
3. c) Principio de Libertad: COOPSERP COLOMBIA tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
4. d) Principio de Veracidad o Calidad:La información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En COOPSERP COLOMBIA está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a algún tipo de error.
5. e) Principio de Transparencia: COOPSERP COLOMBIA conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
6. f) Principio de acceso y circulación restringida:El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

 

Con excepción de la información pública, COOPSERP COLOMBIA no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

1. g) Principio de Seguridad:COOPSERP COLOMBIA manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

1. h) Principio de Confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

 

5. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

Para la COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP COLOMBIA”, en calidad de responsable del tratamiento de la información personal de los GRUPOS DE INTERÉS, entendiendo estos como personas naturales, sujetos de los derechos que otorga la normatividad vigente en materia de protección de datos, es de suma importancia garantizar en todo momento la seguridad de sus datos personales.

 

De acuerdo a lo contemplado en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos, la COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP COLOMBIA”,  se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos y cada uno de los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en nuestras bases de datos y/o archivos con las finalidades específicas para lo cual fueron entregados.

 

Dichas finalidades se encuentran establecidas en nuestro aviso de privacidad que usted puede consultar en la siguiente dirección electrónica www.coopserp.com o escribiendo al e-mail datos@coopserp.com o si lo prefiere, dirigir una comunicación escrita en nuestra sede principal ubicada en la Carrera 8 No. 10-47 Edificio Administrativo Coopserp Colombia de la ciudad de Cali – Valle o en cualquiera de nuestras Agencias a Nivel Nacional.

 

 

Le informamos que el tratamiento de sus datos personales podrá realizarse de forma directa por la COOPERATIVA DE SERVIDORES PUBLICOS & JUBILADOS DE COLOMBIA “COOPSERP COLOMBIA”,  y/o por quien ésta determine para cada caso.

 

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La finalidad de la información para el tratamiento de datos personales se describe en el Aviso de Privacidad:

 

ASOCIADOS:

• Efectuar las gestiones pertinentes para llevar a cabo el proceso de asociación, colocación de créditos, auxilios y actividades de bienestar y recreación promovidas por la Cooperativa y sus entidades aliadas.

 

• Recolectar, almacenar y consultar datos biométricos como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de manos entre otros.

 

• Realizar invitaciones a eventos, ofrecer nuevos productos y servicios de la Cooperativa y sus entidades aliadas.

 

• Gestionar trámites de solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios, de forma oportuna y la realización de análisis de riesgos, estudio de perfil del asociado y de mercadeo, encuestas de satisfacción de los productos y servicios ofrecidos por la Cooperativa y sus entidades aliadas.

 

• Suministrar información de contacto al área comercial o quien haga sus veces o a terceros con los que COOPSERP COLOMBIA posea un vinculo comercial, para desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados.

 

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del asociado.

 

• Recibir información por parte de la Cooperativa respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener enterado al asociado mediante: llamada telefónica, mensaje de texto (SMS), correo electrónico o mensajería instantánea, WhatsApp, chat entre otros.

 

• Recibir notificaciones relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.

 

• Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en la base de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública de carácter Nacional o Internacional.

 

• Verificar antecedentes comerciales, crediticios, reputacionales y eventuales riesgos asociados al LA/FT/FPADM (Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva).

 

• Consultar el historial crediticio y reportar el comportamiento de pago en las centrales de riesgo.

 

• Crear la base de datos para los fines descritos en la autorización para el tratamiento de datos personales y aviso de privacidad.

 

EX ASOCIADOS:

 

• Realizar invitaciones a eventos, ofrecer nuevos productos y servicios de la Cooperativa y sus entidades aliadas.

 

• Recibir notificaciones relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.

 

PROVEEDORES Y ALIADOS:

• Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado solicitando, consultado y verificando información contable, financiera, comercial, logística, ente otros.

 

• Recolectar, almacenar y consultar datos biométricos como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de manos entre otros.

 

• Verificar antecedentes comerciales, crediticios, reputacionales y eventuales riesgos asociados al LA/FT/FPADM (Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva).

 

• Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de COOPSERP COLOMBIA.

 

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del proveedor.

 

EMPLEADOS Y COLABORADORES:

 

• La información que COOPSERP COLOMBIA recolecta de aspirantes a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

 

• Recolectar, almacenar y consultar datos biométricos como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de manos entre otros.

 

• Verificar antecedentes personales, familiares, académicos, profesionales y otros elementos significativos para la vinculación laboral.

 

• Verificar antecedentes comerciales, crediticios, reputacionales y eventuales riesgos asociados al LA/FT/FPADM (Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva).

 

• Consultar el historial crediticio en las centrales de riesgo.

 

• Tramitar ante los entes administrativos la afiliación y reporte de novedades respecto al sistema de seguridad social integral y demás obligaciones asistenciales y prestacionales.

 

• Tratándose de ex empleados, COOPSERP COLOMBIA almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el ex colaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

 

BENEFICIARIOS:

• La información que COOPSERP COLOMBIA recolecta de beneficiarios es tratada con la finalidad de llevar a cabo procesos de otorgamiento de auxilios, donaciones y desembolso de aportes de asociados a herederos.

 

• Recolectar, almacenar y consultar datos biométricos como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de manos entre otros.

 

• Verificar antecedentes comerciales, crediticios, reputacionales y eventuales riesgos asociados al LA/FT/FPADM (Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva).

 

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del beneficiario.

 

• Recibir información por parte de la Cooperativa mediante: llamada telefónica, mensaje de texto (SMS), correo electrónico o mensajería instantánea, WhatsApp, chat entre otros, con el fin de confirmar el auxilio otorgado.

 

TITULO IV

AUTORIZACIONES,  TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES, DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DE COOPSERP COLOMBIA.

 

7. AUTORIZACIONES

 

COOPSERP COLOMBIA solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

 

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

 

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

 

Así mismo cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

 

DATOS SENSIBLES:

 

Para el tratamiento de datos sensibles, COOPSERP COLOMBIA informará al titular de los datos lo siguiente:

• Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.

 

• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.

 

• Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.

 

• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

 

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

 

COOPSERP COLOMBIA se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

 

Para efectos de cumplir lo anterior, COOPSERP COLOMBIA actuará de conformidad con lo siguiente:

• Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.

 

 

• Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.

 

• Se anunciará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

 

COOPSERP COLOMBIA informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

• Datos de naturaleza pública.

 

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

8. DERECHOS DEL TITULAR

 

Los titulares de la información que son objeto de tratamiento de datos por COOPSERP COLOMBIA, podrán:

 

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto del tratamiento.

 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de datos personales.

 

• Ser informado por el responsable del tratamiento previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo señalado por la Ley.

 

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

 

• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de los niños, niñas o adolescentes.

 

• Actualizar, rectificar, suprimir sus datos personales.

 

 

 

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

 

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

9. DEBERES DE COOPSERP COLOMBIA

 

COOPSERP COLOMBIA como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, deberá:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de Habeas Data.

 

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.

 

• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.

 

• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

 

• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.

 

 

• Rectificar la información cuando se tenga el conocimiento de que es incorrecta.

 

• Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable  COOPSERP COLOMBIA, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por COOPSERP COLOMBIA o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, COOPSERP COLOMBIA deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por COOPSERP COLOMBIA.

 

• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la Ley.

 

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

• Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.

 

• Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite.

TITULO V

PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

 

Los titulares de la información podrán hacer uso de los siguientes procedimientos, cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo.

 

10. CONSULTAS

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de COOPSERP COLOMBIA, de acuerdo con lo anterior se garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por COOPSERP COLOMBIA.

 

La consulta realizada por los titulares de los datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por máximo cinco (5) días hábiles mas, caso en el cual el titular será previamente informado por  COOPSERP COLOMBIA, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

 

11. RECLAMOS (corrección, actualización y supresión)

 

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de COOPSERP COLOMBIA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma Ley.

 

Los reclamos deberán ser presentados a COOPSERP COLOMBIA acompañado de los soportes que el titular quiera hacer valer. Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles, caso en el cual el titular será previamente informado.

 

En caso de que el reclamo esté incompleto el titular tendrá cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas.

 

En el evento que haga falta información, si después de dos (2) meses de presentado el requerimiento, no se ha presentado la información requerida el reclamo se entenderá como desistido.

 

Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibido. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la SIC, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante COOPSERP COLOMBIA, como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

 

 

12. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

 

COOPSERP COLOMBIA tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.

• CORREO ELECTRÓNICO: datos@coopserp.com

 

• SEDE PRINCIPAL Y AGENCIAS COOPSERP COLOMBIA:Los titulares de la información pueden acercarse a cualquiera de las Agencias de COOPSERP COLOMBIA y presentar su solicitud dentro de los términos establecidos por la Ley:

13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS (CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN)

En cualquier momento de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar consultas, reclamos, actualizaciones o supresión de los datos personales que son objeto del tratamiento por parte de la Cooperativa, las cuales deberán contener como mínimo la siguiente información:

 

 

• Nombre y dirección de contacto o de cualquier otro medio para recibir la respuesta.

 

• Documentos que acrediten la identidad y la capacidad del representante:

 

• Titular: Documento de Identidad.
• Causahabiente: Registro Civil y documento de identificación
• Caso de menores: Representante Legal:
  • Padres de Familia: Registro civil y documento de identidad
  • Tutores: Sentencia Judicial.
• Representante legal autorizado mediante poder autenticado

 

• La solicitud debe contener la descripción clara de los hechos, los datos personales y la petición.

 

TITULO VI

 

14. RELACIÓN CON TERCEROS Y/O ENCARGADOS

 

En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, COOPSERP COLOMBIA velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.

 

En atención a lo anterior, COOPSERP COLOMBIA, sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.

 

En este orden de ideas, COOPSERP COLOMBIA podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.

 

 

 

COOPSERP COLOMBIA velará por contar con procedimientos para que una vez finalizada la relación legal o contractual con el tercero y/o encargado de la información personal, se recoja, elimine, destruya o realice cualquier otra actividad que COOPSERP COLOMBIA considere pertinente para dar un adecuado tratamiento a la información que hubiese sido compartida con dicho tercero y/o encargado.

 

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, COOPSERP COLOMBIA comunica que toda la información que reposa en nuestras bases de datos, no será usada o tratada de manera distinta a los parámetros establecidos en la presente Política; razón por la cual, se procurará proteger la privacidad de la información y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos del titular, según lo estipulado en la ley.

COOPSERP COLOMBIA se encuentra exento de responsabilidad frente a las obligaciones adquiridas en la presente Política, cuando por cualquier circunstancia una autoridad competente solicite que sea revelada la información personal que custodia, para actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a cualquier tipo de obligación, proceso, investigación o entrega de reportes tributarios, entre otros.

 

16. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

Conforme al Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la Cooperativa COOPSERP COLOMBIA deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado en la Circular 002 de 2015 y Decreto 090 de 2018.

 

TITULO VII

MODIFICACIONES Y VIGENCIA

 

17. MODIFICACIONES DE LA PRESENTE POLÍTICA

 

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web www.coopserp.com, o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

 

 

18. VIGENCIA

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir del 02 del mes de Enero del 2022.

 

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información, para las finalidades descritas en esta política. Una Vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

 

 

JESÚS HERMES BOLAÑOS CRUZ                             

C.C. No. 16.645.889 de Cali                                              

Representante Legal